Secrétaire pour la cellule d'appui transversal du Département des services d'appui (DSA)

Profil de compétences

Conditions générales de participation aux épreuves de sélection :

  • Être de nationalité belge, lorsque les fonctions à exercer comportent une participation, directe ou indirecte, à l’exercice de la puissance publique et qui ont pour objet la sauvegarde des intérêts généraux de la Commune ou du CPAS, ou, dans les autres cas, être belge ou ressortir d’un Etat membre de l’Union européenne ou de l’EEE ou ressortir de la Confédération suisse ou en possession d’un titre de séjour valable et d’un permis de travail pour les extra-communautaires.
  • Jouir des droits civils et politiques, ne pas s’être rendue ou rendu coupable de faits notoirement connus de nature à ternir la dignité de la fonction, être de conduite, de vie et de moralité irréprochables en présentant un extrait de casier judiciaire. Si des condamnations y figurent, elles doivent être justifiées lors de l’entretien oral et considérées sans incidence sur l’exercice de la fonction.
  • Posséder le(s) titre(s) d’études exigé(s) et/ou justifier, éventuellement, en rapport avec le grade et/ou la fonction, d’une expérience (en ce compris sa durée) jugée utile par l’Autorité compétente.
  • Avoir une connaissance de la langue française jugée suffisante au regard de la fonction à exercer.
  • Posséder les aptitudes physiques exigées pour la fonction à exercer sur base d’un certificat médical.

Savoirs 

  • Disposer du diplôme de l'enseignement supérieur de type court en secrétariat de direction ou disposer d’une expérience professionnelle probante (au minimum 5 années) dans le domaine est obligatoire.

  • Avoir des connaissances du fonctionnement d’une administration communale (notion du service public, fonctionnement des services et missions).

  • Posséder une excellente orthographe et une bonne capacité rédactionnelle.

  • Maîtriser la suite Office.

  • Disposer de connaissances suffisantes des matières traitées par le DSA, de son fonctionnement et de ses services et missions.

  • Avoir des notions de finances communales et marquer intérêt pour les données chiffrées est un atout.

  • S'engager à suivre les formations et recyclages nécessaires à l’acquisition, au maintien et au développement des compétences.

  • Savoir utiliser iA. Délib ou être prête ou prêt à se former (pour appel interne).

Savoir-faire :

  • Disposer d’un bon sens de l’organisation et savoir gérer son temps (planifier les tâches et anticiper les échéances).

  • Organiser son travail en tenant compte des priorités et des instructions.

Savoir-être

  • Adhérer aux valeurs de l'administration communale que sont la bienveillance, l'utilité et l'efficacité.

  • Ne pas s'être rendu ou rendue coupable de faits notoirement connus et de nature à ternir la dignité de la fonction.

  • Avoir un très bon sens de l’organisation, de la priorisation et de la gestion du temps.

  • Faire preuve d'ouverture d’esprit et avoir un intérêt pour les nouvelles technologies de l’information et de la communication.

  • Faire preuve de discrétion, de déontologie et respecter la confidentialité.

  • Faire preuve de diplomatie et d'assertivité, notamment pour chercher les collaborations et les solutions collectives, dans le respect des prérogatives de chacune et chacun.

  • Faire preuve d'anticipation, de proactivité et se montrer orientée ou orienté « solutions »: grande attention pour faciliter la concrétisation des tâches et suivis, y compris par la prise d’initiatives.

  • Savoir travailler dans l’urgence.

  • Être sociable et disposer de bonnes capacités à développer des réseaux de contacts opérationnels.

  • Faire preuve de rigueur dans le respect des procédures et dans l’organisation des tâches et suivis.

  • Avoir un bon esprit d'analyse et de synthèse.

  • Avoir un bon sens de l’écoute, de la diplomatie et des responsabilités.

  • Posséder une bonne capacité à organiser, pouvoir faire preuve de conciliation et le cas échéant  décider.

Monographie de fonctions

Contexte de la mission

Le Département des Services d’Appui (DSA) fournit l’outil indispensable au bon fonctionnement des services communaux. Il est composé de 8 services : le service Marchés Publics, le Parc Automobile, les Ressources Logistiques, la Reprographie, le Support informatique, l’Infrastructure informatique, le Développements informatiques et la Géomatique. Il est en outre composé de Cellules, directement liées au Chef de Département, à savoir la Cellule d’Appui Technique et deux cellules administratives liées fonctionnellement.

Comme la Cellule d’appui IT, la Cellule d’appui administratif du DSA de la Ville de Namur fournit une aide administrative au bénéfice des services composant le DSA. Cette aide intègre notamment l’accompagnement au respect des processus administratifs (rédaction de délibérations Collège/Conseil, de règlements, etc.) de la commune dont les processus financiers (budgets, modifications budgétaires, etc.) et de marchés publics. Elle intègre également des avis juridiques portés sur des contrats dont les questions relatives à leur exécution en conformité avec les cahiers de charges approuvés par l’Autorité, dont leur dénonciation. Les deux Cellules se complètent lorsque les circonstances le nécessitent.

L’agente ou l'agent assure principalement le secrétariat du Chef du DSA aussi dans les thématiques reprises ci-après.

Missions/Activités

1. Assurer :

2. Être un point de contact du département pour différentes tâches ou missions notamment les mises à jour intranet, etc.

3. Planifier les tâches et anticiper les échéances.

4. Assurer toutes les tâches inhérentes au bon fonctionnement des deux cellules administratives.

5. Apporter du soutien aux responsables de service dans la compilation, la structuration et la mise en forme des différents documents et données nécessaires à l’élaboration de dossiers (rédaction et mise en page de procédures, bons de commande, factures, documents stratégiques et autres écrits professionnels).

Nous offrons

Contrat

Type de contrat : un contrat à durée indéterminée à temps plein au sein de l’administration locale la plus attractive de Belgique
Régime du travail : 38 heures/semaine
Lieu du travail : Namur (Hôtel de Ville)
Horaire variable du lundi au vendredi : Arrivée entre 07h00 et 09h00 - Pause entre 12h00 et 13h30 - Départ entre 15h30 et 17h30


Vacances annuelles

Nombre de congés annuels à temps plein :

Salaire (à titre d'information)

Salaire annuel brut d’une agente ou d’un agent D4 (CESS) à l'indice actuel :

Salaire annuel brut d’une agente ou d’un agent D6 (Diplôme de l'enseignement supérieur de type court) à l'indice actuel :

Salaire annuel brut d’une agente ou d’un agent B1 (Diplôme de l'enseignement supérieur de type court en secrétariat de direction) à l'indice actuel :

L’Administration communale valorise l’entièreté de l’ancienneté du secteur public. Elle peut également valoriser certaines années d’ancienneté (10 ans maximum) accomplies dans le secteur privé ou comme chômeur mis au travail ou comme stagiaire ONEM ou à titre d’indépendant à condition que la fonction précédemment exercée soit en lien direct avec la fonction proposée dans notre offre d’emploi.

Une analyse sera effectuée sur base des attestations d’occupation de vos précédents employeurs et de votre profil.


Avantages

Intéressé(e) ?

Pour postuler, veuillez vous créer un compte candidat en cliquant sur le bouton « Postuler » situé en bas à droite de l’annonce.
Les documents listés ci-dessous devront impérativement être joints à votre candidature pour ce poste :

Date limite de réception des candidatures

30/07/2025

Procédure de sélection

Procédure de sélection

Si vous souhaitez postuler à l’offre d’emploi, il est impératif de vous créer un compte candidat et de remettre tous les documents demandés. Les candidatures en format papier ne sont pas recevables ainsi que toutes les candidatures tardives. Pour être agente ou agent communal, il est indispensable de ne pas s’être rendu ou rendue coupable de faits notoirement connus et de nature à ternir la dignité de la fonction.

Dès la fin de réception des candidatures, une validation sera effectuée et un courriel vous sera adressé afin de vous informer de la suite réservée à votre dossier. Veillez à bien vérifier vos courriels indésirables.

La sélection s’opérera sur base d’une épreuve écrite et d’une épreuve orale, comptant chacune pour 50% de la cote globale. Chaque épreuve est éliminatoire. Il convient d'obtenir un minimum de 50% à chaque épreuve et un total de 60%.

La personne qui aura obtenu le plus de points à la fin de la procédure sera proposée au Collège communal pour être désignée. Quant aux autres lauréates et/ou lauréats, ils seront versés dans une réserve pour une durée de 3 ans pour le même emploi ou tout poste similaire.

 

Gestion de la diversité

L’Administration communale de Namur ne fait pas de distinction d’âge, de sexe, d’origine ethnique, de croyance, de handicap, etc. Elle veille à lutter contre les discriminations et à valoriser les compétences des personnes en situation de handicap. Pour pouvoir bénéficier d’une adaptation éventuelle dans le cadre des épreuves, vous devez informer la personne qui réceptionne les candidatures quand vous postulez. Si votre candidature est retenue, vous devrez fournir une attestation d’un ou d’une spécialiste et expliquer les adaptations raisonnables dont vous voudriez bénéficier (minimum dix jours avant les épreuves). Une analyse sera ensuite réalisée par notre service afin de proposer un aménagement raisonnable (temps supplémentaire, matériel adapté, etc.).

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