Secrétaire pour le service Enseignement H/F

Profil de compétences

Conditions générales de participation aux épreuves de sélection :

Être de nationalité belge, lorsque les fonctions à exercer comportent une participation, directe ou indirecte, à l’exercice de la puissance publique et qui ont pour objet la sauvegarde des intérêts généraux de la Commune ou du CPAS, ou, dans les autres cas, être belge ou ressortir d’un Etat membre de l’Union européenne ou de l’EEE ou ressortir de la Confédération suisse ou en possession d’un titre de séjour valable et d’un permis de travail pour les extra-communautaires.
Jouir des droits civils et politiques, ne pas s’être rendue ou rendu coupable de faits notoirement connus de nature à ternir la dignité de la fonction, être de conduite, de vie et de moralité irréprochables en présentant un extrait de casier judiciaire. Si des condamnations y figurent, elles doivent être justifiées lors de l’entretien oral et considérées sans incidence sur l’exercice de la fonction.
Posséder le(s) titre(s) d’études exigé(s) et/ou justifier, éventuellement, en rapport avec le grade et/ou la fonction, d’une expérience (en ce compris sa durée) jugée utile par l’Autorité compétente.
Avoir une connaissance de la langue française jugée suffisante au regard de la fonction à exercer.
Posséder les aptitudes physiques exigées pour la fonction à exercer sur base d’un certificat médical.

Savoirs

Être titulaire d’un diplôme de l’enseignement supérieur de type court en secrétariat de direction ou disposer d’une expérience professionnelle probante (minimum une année) dans le domaine est obligatoire.
Maîtriser la suite Office, particulièrement Excel et la gestion déléguée de l’agenda et de la messagerie Outlook.
Disposer de très bonnes capacités rédactionnelles et d'une très bonne orthographe.
Avoir des notions de finances communales et un intérêt pour les données chiffrées.
Avoir des connaissances du fonctionnement d’une administration communale (notion du service public, fonctionnement des services et missions).
Avoir une bonne connaissance du milieu de l’enseignement est un atout;
Savoir utiliser iA. Délib ou être prête ou prêt à se former.

Savoir-être

Adhérer aux valeurs de l'Administration communale que sont la bienveillance, l'utilité et l'efficacité.
Ne pas s'être rendue ou rendu coupable de faits notoirement connus et de nature à ternir la dignité de la fonction.
Avoir un très bon sens de l’organisation, de la priorisation et de la gestion du temps.
Faire preuve d'ouverture d’esprit et avoir un intérêt pour les nouvelles technologies de l’information et de la communication.
Faire preuve de discrétion, de déontologie et respecter la confidentialité.
Faire preuve de diplomatie et d'assertivité, notamment pour chercher les collaborations et les solutions collectives, dans le respect des prérogatives de chacune et chacun.
Faire preuve d'anticipation, de proactivité et se montrer orientée ou orienté « solutions ».
Savoir travailler dans l’urgence.
Être sociable et disposer de bonnes capacités à développer des réseaux de contacts opérationnels.
Faire preuve de rigueur dans le respect des procédures.
Avoir un bon esprit d'analyse et de synthèse.

Monographie de fonctions

Assurer:

La gestion déléguée d’Outlook :
- Prise de rendez-vous, insertion dans les agendas de la Ville;
- Veille au bon équilibre dans la gestion des agendas;
- Gestion de la messagerie: accusé de réception, dispatching vers les services et retour vers la hiérarchie quand cela s'avère nécessaire;
- Archivage, sauvegarde, etc.
Un appui à la gestion du reporting du service : rapports d’activités, rapports PST, suivis divers des réunions de service, avec les directions des écoles, tenue à jour de divers plannings de projets.
L'organisation de réunions: consultation d’agendas, réservation de salles et autres aspects logistiques, invitation, création de supports de présentation, PV des réunions et suivis.
L'archivage des documents du service en lien avec le service Gestion documentaire.
Le partage de documents sur des répertoires partagés ou sur le cloud : organisation et gestion des droits d’accès.
L'intégration et le suivi des notes de services et procédures de l’Administration.
La gestion de la téléphonie de l’accueil du service Enseignement ou de la responsable du service : prise en charge des appels en cas d’absence.
Un appui en renfort éventuel au sein des services pour des tâches de secrétariat.
La rédaction et la relecture de documents : courriers, rapports, notes, synthèses de documents.
L’appui à la gestion des délibérations : relecture ou rédaction formelle.
Être un point de contact du service pour différentes tâches ou missions : mises à jour intranet, mises à jour informatiques, protection des données à caractère personnel, etc.
Répondre aux demandes de renseignements divers par téléphone ou par courriel.
Planifier les tâches et anticiper les échéances.

Nous offrons

Contrat

Type de contrat : un contrat à durée indéterminée à mi-temps au sein de l’administration locale la plus attractive de Belgique
Régime du travail : 19 heures/semaine
Lieu du travail : Namur
Horaire variable du lundi au vendredi : Arrivée entre 07h00 et 09h00 - Pause entre 12h00 et 13h30 - Départ entre 15h30 et 17h30

Vacances annuelles

Nombre de congés annuels à temps plein :

Congés annuels : 13 jours
Vacances annuelles extra-légales : 2 jours (en moyenne)

Salaire (à titre d'information)

Salaire annuel brut d’une agente ou d’un agent D4 (CESS) à l'indice actuel :

Sans ancienneté : 15.940,97 €
Avec 10 ans d'ancienneté : 19.952,53 €

Salaire annuel brut d’une agente ou d’un agent D6 (Diplôme de l'enseignement supérieur de type court) à l'indice actuel :

Sans ancienneté : 16.993,18 €
Avec 10 ans d'ancienneté : 21.703,41 €

Salaire annuel brut d’une agente ou d’un agent B1 (Diplôme de l'enseignement supérieur de type court en secrétariat de direction) à l'indice actuel :

Sans ancienneté : 18.939,77 €
Avec 10 ans d'ancienneté : 21.938,61 €

L’Administration communale valorise l’entièreté de l’ancienneté du secteur public. Elle peut également valoriser certaines années d’ancienneté (10 ans maximum) accomplies dans le secteur privé ou comme chômeur mis au travail ou comme stagiaire ONEM ou à titre d’indépendant à condition que la fonction précédemment exercée soit en lien direct avec la fonction proposée dans notre offre d’emploi.

Une analyse sera effectuée sur base des attestations d’occupation de vos précédents employeurs et de votre profil.

Avantages

Une assurance groupe (2ème pilier de pension) à hauteur de 3% du salaire brut annuel
Un pécule de vacances fixé à 92% du salaire brut
Un titre-repas par prestation de 7,15€ (valeur faciale)
Gratuité des transports en commun pour les déplacements du domicile au lieu de travail : (bus, train, téléphérique)
Prise en charge de l’abonnement combiné SNCB, avec le parking de la gare de départ et prise en charge de l'abonnement pour le P+R de Bouge. Des tarifs préférentiels seront accordés pour les autres P+R ainsi que pour le parking de Namur Expo (attention, aucun autre parking n'est mis à disposition)
Un remboursement de 0,36€/km parcouru en vélo

Intéressé(e) ?

Pour postuler, veuillez vous créer un compte candidat en cliquant sur le bouton « Postuler » situé en bas à droite de l’annonce.
Les documents listés ci-dessous devront impérativement être joints à votre candidature pour ce poste :

un C.V. et une lettre de motivation;
une copie de votre diplôme ou l’équivalence de la Communauté française pour le(s) diplôme(s) obtenu(s) selon un régime étranger;
une copie de la carte d'identité (recto-verso) ;
un extrait du casier judiciaire modèle 595.

Date limite de réception des candidatures

14/08/2025

Procédure de sélection

Procédure de sélection

Si vous souhaitez postuler à l’offre d’emploi, il est impératif de vous créer un compte candidat et de remettre tous les documents demandés. Les candidatures en format papier ne sont pas recevables ainsi que toutes les candidatures tardives. Pour être agente ou agent communal, il est indispensable de ne pas s’être rendu ou rendue coupable de faits notoirement connus et de nature à ternir la dignité de la fonction.

Dès la fin de réception des candidatures, une validation sera effectuée et un courriel vous sera adressé afin de vous informer de la suite réservée à votre dossier. Veillez à bien vérifier vos courriels indésirables.

La sélection s’opérera sur base d’une épreuve écrite et d’une épreuve orale, comptant chacune pour 50% de la cote globale. Chaque épreuve est éliminatoire. Il convient d'obtenir un minimum de 50% à chaque épreuve et un total de 60%.

La personne qui aura obtenu le plus de points à la fin de la procédure sera proposée au Collège communal pour être désignée. Quant aux autres lauréates et/ou lauréats, ils seront versés dans une réserve pour une durée de 3 ans pour le même emploi ou tout poste similaire.

Gestion de la diversité

L’Administration communale de Namur ne fait pas de distinction d’âge, de sexe, d’origine ethnique, de croyance, de handicap, etc. Elle veille à lutter contre les discriminations et à valoriser les compétences des personnes en situation de handicap. Pour pouvoir bénéficier d’une adaptation éventuelle dans le cadre des épreuves, vous devez informer la personne qui réceptionne les candidatures quand vous postulez. Si votre candidature est retenue, vous devrez fournir une attestation d’un ou d’une spécialiste et expliquer les adaptations raisonnables dont vous voudriez bénéficier (minimum dix jours avant les épreuves). Une analyse sera ensuite réalisée par notre service afin de proposer un aménagement raisonnable (temps supplémentaire, matériel adapté, etc.).

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