Sélection d'un ou d'une gestionnaire de la Maison des citoyens pour le service Communication H/F

Profil de compétences

Savoirs

Savoir-être

Monographie de fonctions

La Maison des Citoyens est basée sur le principe de la priorité donnée au service à la population. Il renverse le processus traditionnel en proposant un maximum de services en un lieu physique unique permettant ainsi une gestion uniformisée pour toutes les demandes, une centrale téléphonique polyvalente, une salle d’attente coordonnée, un espace paysager cohérent, un service accessible sans interruption de 8h à 16h (le samedi matin sur rendez-vous), des procédures systématisées, des supports d’informations et de téléprocédures uniformisés, etc.

Actuellement, la Maison des Citoyens implique directement plus d’une centaine d’agents et d'agentes, répartis en missions de front et de back office. Ces personnes sont issues de 10 services soit : Population et Etat civil, Communication, Cohésion sociale, Jeunesse, Sports, Logement, le NID, cellule Occupation commerciale, Gestion immobilière et Finances. Il regroupe également des permanences d’acteurs externes (SPF, Lire & Ecrire, etc.).

Missions

Le ou la gestionnaire est attaché ou attachée au service Communication.

Le ou la gestionnaire de la Maison des Citoyens gère les équipes suivantes :

Il s'agit de :

Les membres du Centre Info assurent un premier accueil et un dispatching des demandes du public. Tous les sujets peuvent y être abordés, qu’ils relèvent ou non de l’intervention de la Ville. Ils assurent également la gestion de la centrale téléphonique.

Les stewards assurent le soutien logistique de l’ensemble des services et cellules présents sur le plateau ainsi que la gestion de la salle du Conseil et de la salle «Maison des Citoyens».

Les huissiers sont chargés de la distribution et de la reprise du courrier au sein de l’ensemble des services de l’Administration communale (y compris les sites extérieurs) ainsi que le transport des membres du Collège communal pendant les heures de bureau. Ils assurent également une garde, à tour de rôle, pour assurer les déplacements professionnels des membres du Collège le soir ou le week-end.

L’équipe Procédures est chargée de la rédaction des procédures et de la mise au point des outils permettant leur application, à destination tant des membres du personnel que du public.

En concertation avec les responsables de services

Au quotidien, le ou la gestionnaire assure également le bon fonctionnement de la Maison des Citoyens en coordination avec les responsables de services occupant le plateau mais également des services divers impliqués dans le bon fonctionnement des guichets (Informatique, Intendance, Economat, Finances, etc.).

La responsabilité porte :

1. Sur la gestion de l’espace :

2. Sur la gestion du personnel (management par délégation des responsables de service) :

Ces missions impliquent une présence sur le plateau pour pouvoir réagir en temps réel aux aléas du quotidien: afflux trop important dans une cellule, absence de plusieurs personnes, soucis techniques importants, etc.

Pour cela, la ou le gestionnaire devra être en capacité de maîtriser les bases théoriques des matières gérées par les services présents sur le plateau, en s’appuyant pour cela sur le menu « Démarches administratives » du site Internet, coordonné par l’équipe Procédures. Il ne s’agira pas ici de devenir un spécialiste des matières mais de pouvoir assurer une gestion en première ligne des questions et difficultés des citoyens et citoyennes.

Pour mener à bien ces missions déléguées, la ou le gestionnaire de plateau sera associé aux réunions des responsables de cellule du service Population et Etat civil, afin d’être informé des projets et nouveautés du service mais également pouvoir y faire écho d’informations remontant depuis les équipes managées en direct (Centre info, Stewards et Procédures principalement).

Ces missions, en management direct ou par délégation, impliquent une présence effective (sauf congé, récupération, …) dès 7h50 : il est en effet essentiel d’être en fonction avant l’ouverture des portes à 8h et d’être exemplaire vis-à-vis des membres du personnel à qui cette même ponctualité est exigée.

Volet prospectif

Enfin, le ou la gestionnaire promeut et coordonne le suivi des futurs développements de la Maison des Citoyens en termes d’organisation des équipes, de besoins techniques et informatiques, de contacts avec des acteurs extérieurs (SPW, etc) susceptibles de tenir des permanences au sein de la Maison des Citoyens.

Il ou elle devra avoir une force de proposition pour continuer à faire évoluer le concept «Maison des Citoyens».

Il ou elle devra notamment, dès son entrée en fonction, réfléchir à la sécurisation du plateau (front office et back office), en lien avec les nouvelles contraintes pour les administrations qui découlent de la mise en œuvre du RGPD.

Missions occasionnelles

Nous offrons

Contrat

Type de contrat : un contrat de 6 jours/semaine à durée indéterminée à temps plein
Régime du travail : 38 heures/semaine
Lieu du travail : Namur (Hôtel de Ville)
Horaire variable : Arrivée entre 07h00 et 09h00 - Pause entre 12h00 et 13h30 - Départ entre 15h30 et 17h30

Vacances annuelles

Nombre de congés annuels à temps plein :

Salaire (à titre d'information)

Salaire annuel brut d’une agente ou d’un agent A1 à l'indice actuel :

L’Administration communale peut valoriser certaines années d’ancienneté du secteur privé et du secteur public à condition que la fonction précédemment exercée soit en lien direct avec la fonction proposée dans notre offre d’emploi.

Avantages

Intéressé(e) ?

Pour postuler, veuillez vous créer un compte candidat en cliquant sur le bouton « Postuler » situé en bas à droite de l’annonce.

Les documents listés ci-dessous devront impérativement être joints à votre candidature pour ce poste :

Date limite de réception des candidatures

01/02/2022

Procédure de sélection

Procédure de sélection

Si vous souhaitez postuler à l’offre d’emploi, il est impératif de vous créer un compte candidat et de remettre tous les documents demandés. Les candidatures en format papier ne sont pas recevables ainsi que toutes les candidatures tardives. Pour être agente ou agent communal, il est indispensable de ne pas s’être rendu ou rendue coupable de faits notoirement connus et de nature à ternir la dignité de la fonction.

Dès la fin de réception des candidatures, une validation sera effectuée et un courriel vous sera adressé afin de vous informer de la suite réservée à votre dossier. Veillez à bien vérifier vos courriels indésirables.

La sélection s’opérera sur base d’une épreuve écrite et d’une épreuve orale, comptant chacune pour 50% de la cote globale. Chaque épreuve est éliminatoire. Il convient d'obtenir un minimum de 50% à chaque épreuve et un total de 60%.

La personne qui aura obtenu le plus de points à la fin de la procédure sera proposée au Collège communal pour être désignée. Quant aux autres lauréates et/ou lauréats, ils seront versés dans une réserve pour une durée de 3 ans pour le même emploi ou tout poste similaire.

Gestion de la diversité

L’Administration communale de Namur ne fait pas de distinction d’âge, de sexe, d’origine ethnique, de croyance ou de handicap. Elle veille à lutter contre les discriminations et à valoriser les compétences des personnes en situation de handicap. Pour pouvoir en bénéficier, vous devez informer la personne qui réceptionne les candidatures quand vous postulez. Si votre candidature est retenue, vous devrez fournir une attestation et expliquer les adaptations raisonnables dont vous voudriez bénéficier.

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